Che differenza c’è tra digitalizzazione e dematerializzazione di un archivio?

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Che differenza c’è tra digitalizzazione e dematerializzazione di un archivio?

Al giorno d’oggi si sente sempre più parlare di dematerializzazione e digitalizzazione, due concetti spesso confusi erroneamente come sinonimi. In realtà ci sono delle differenze sostanziali da conoscere, specialmente da chi ricopre ruoli di supervisione in materia di archiviazione documentale e tutela dei dati sensibili.

In particolare ci riferiamo all’assetto normativo derivante dagli impegni di Agenda Digitale e dalle procedure previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Parliamo di un piano ampio e ambizioso, che mira a digitalizzare a 360 gradi i servizi e le organizzazioni di amministrazioni e aziende, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza dei servizi e la competitività sul mercato internazionale.

Cosa significa digitalizzare un archivio cartaceo?

Quando parliamo di digitalizzazione archivio cartaceo ci riferiamo a una serie di attività di trasformazione informatica finalizzate alla conservazione e alla fruizione tecnologica di documenti. Digitalizzare, di fatto, significa dotare aziende e organizzazione di servizi ad hoc che permettono di erogare output di vario genere attraverso software innovativi.

Un esempio di digitalizzazione è il processo che ha portato il Governo a rendere obbligatoria la fattura elettronica, ovvero a guidare il Paese verso l’utilizzo di uno strumento innovativo unico e condiviso, con finalità di miglioramento generale.

In questo caso la fattura elettronica permette di agevolare le operazioni di rendicontazione, di ridurre il consumo di carta, azzerare gli errori e contrastare l’evasione. Nello specifico, in questo esempio, parliamo di digitalizzazione della fiscalità.

E cosa significa dematerializzarlo?

Quando la digitalizzazione investe aziende e organizzazioni, quindi, prevede l’impiego di soluzioni software, automatizzate e intelligenti, che vanno a sostituire, a poco a poco, le procedure tradizionali e manuali in ottica di miglioramento.

La dematerializzazione, invece, è il processo conseguente e parallelo, tramite cui aziende, organizzazioni e amministrazioni trasformano un archivio documentale cartaceo in formato digitale. Questo avviene tramite acquisizione ottica, un’attività che permette di digitalizzare l’archivio cartaceo passato per porre le basi di costruzione di un archivio digitale futuro.

Perché è importante affidarsi ad aziende specializzate?

Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, così come in taluni casi di aziende e organizzazioni, sono previste una serie di procedure e norme nazionali e internazionali che regolamentano tali processi. Vista la complessità della materia, molti preferiscono affidarsi ad aziende specializzate nell’erogazione di questo genere di servizi in modo sicuro, certificato e vantaggioso.

Difatti le aziende che offrono servizi di digitalizzazione di archivi cartacei sfruttano sistemi a norma con le leggi vigenti e garantiscono sicurezza, immodificabilità e durevolezza nel tempo. La fase di digitalizzazione, in particolare, prevede una serie di passaggi che inizia con la normalizzazione della pratica e che culmina con il release delle immagini.

In particolare, si comincia con una serie di azioni di allestimento fisico della documentazione finalizzata a fissare i presupposti utili all’acquisizione ottica. Successivamente si crea il database con scanner professionali, un’operazione che viene seguita da controlli della qualità di quanto acquisito.

Per finire, si procede con la scansione delle pratiche e con la classificazione dell’acquisito tramite tecnologie fondate su principi consolidati di classificazione. Questo iter, infine, culminerà con la creazione dell’indice di acquisizione e classificazione, che servirà a rilasciare le immagini e i metadati sul sistema scelto dall’organizzazione.

© RIPRODUZIONE RISERVATA

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